Office Coordinator & Management Assistant (w/m/d), 60%

Job Description

UNSERE MITARBEITENDEN MACHEN UNS ZUR NUMMER 1:

TUI bereichert das Leben durch Erlebnisse auf Reisen und in der Freizeit. Angetrieben von dem einzigartigen Zusammenspiel aus Produkt, Technologie und Menschen schaffen wir unverwechselbare Freizeiterlebnisse, die die Welt nachhaltig erschliessen.

Du bist ein/e erfahrene/r Office Coordinator mit Leidenschaft für Organisation und Support auf Top-Niveau? Du möchtest in einem dynamischen Umfeld Verantwortung übernehmen und Veränderung aktiv mitgestalten? Dann bist du bei uns genau richtig!

In dieser spannenden Rolle übernimmst du das Office Management und stellst sicher, dass alle strategischen und operativen Themen nahtlos weitergeführt werden.

OFFICE MANAGEMENT:

• Sicherstellung eines reibungslosen Office-Betrieb am Hauptsitz
• Erste Ansprechperson für Mitarbeitende, Besucher und Lieferanten
• Koordination des Facility Management (Gebäudeverwaltung)
• Organisation und operative Unterstützung von Kader-Meetings, Workshops und Firmen-Events
• Verantwortung für Büroorganisation, Materialbestellungen und Inventar
• Verwaltung der täglichen Post und Erstellung allgemeiner Korrespondenz
• Prüfung von Rechnungen und Budget beim Lieferantenmanagement
• Verwaltung von Verträgen mit Dienstleistern und externen Services
• Hands-on-Unterstützung und Übernahme bereichsübergreifender Aufgaben nach Bedarf

MANAGEMENT SUPPORT:

• Unterstützung der Geschäftsleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben und Kommunikation
• Planung und Koordination von Terminen inklusive Kalenderpflege sowie Vor- und Nachbereitung
• Organisation und Koordination von Geschäftsreisen inklusive Reisekostenabrechnung
• Bewirtschaftung des Dokumenten- und Vertrags-Management
• Verwaltung der Kostenstellen und administrativen Systemprozessen im Zuständigkeitsbereich
• Durchführung kleiner Projekte sowie Ad-hoc- und Sonderaufgaben (Recherche, Zuarbeit, etc.)

WAS DU MITBRINGST:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Erfahrung in vergleichbarer Position
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und hohe IT-Affinität
• Kommunikationsstärke in Deutsch und Englisch (fliessend), Französisch von Vorteil
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten sowie hohes Qualitäts- und Verantwortungsbewusstsein
• Proaktive und sehr selbstständige Arbeitsweise mit Hands-on-Mentalität
• Vertrauenswürdig, integer und diskret im Umgang mit sensiblen Informationen
• Freundliches, souveränes und professionelles Auftreten
• Teamorientiert, servicebewusst und motiviert, andere zu unterstützen
• Freude an einem dynamischen Umfeld und Präsenzbereitschaft an mindestens 3 von 4-5 Wochentagen

WORAUF DU DICH FREUEN KANNST:

• Abwechslungsreiche und herausfordernde Tätigkeit
• Motiviertes Team und kollegiales Arbeitsumfeld
• Wertschätzende Unternehmenskultur
• Internationales Arbeitsumfeld mit flexiblem Arbeitszeitmodell (Gleitzeit)
• Enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachbereichen und Einblicke in spannende Themen
• Anstellung beim weltweit führenden Touristikkonzern
• Moderner Arbeitsplatz in einem der führenden Bürogebäude Europas, inkl. Gym und Personalrestaurant
• 25 Ferientage plus einen zusätzlichen Tag an deinem Geburtstag
• Attraktive Reisevergünstigungen und gute Sozialleistungen (inkl. 3-stufiger PK-Wahlplan)
• Finanzielle Unterstützung für ÖV-Abo oder subventionierter Parkplatz

LET'S TUI IT:

Es ist unser über die Reiseziele global verteiltes Team von Mitarbeitenden, das uns zum führenden Tourismusunternehmen der Welt macht. Unsere Philosophie ist, dass Arbeit etwas ist, das man tut, nicht etwas, wo man hin geht. Wir glauben daran, dass Reisen die Perspektive erweitert. Genau wie unsere Kunden befinden wir uns auf einer Reise. Eine Reise hin zu einer digitalen und vernetzten Zukunft.