Rejoignez Mars PetFood France en tant qu'Assistant(e) de direction F/H/X pour assurer le support opérationnel quotidien de la Leadership Team France Benelux. Ce poste en CDI est basé à Paris ou Saint-Denis-de-l'Hôtel et exige un niveau courant en anglais.
Requirements
Bac+2 in Executive Secretarial Studies / Bilingual Assistance or equivalent experience.
Fluent professional English (written and spoken) is essential.
Significant experience in high-level executive assistance (Comex/Codir) or office management, ideally internationally.
Advanced proficiency in MS Office, Teams, and Sharepoint.
Experience with Ariba/Candex invoicing and complex calendar management.
Skills & Responsibilities
Calendar Management: Handle complex scheduling, international travel logistics, and diary conflicts for the Leadership Team.
Administrative & Financial Support: Process expenses, invoices via Ariba/Candex, and coordinate administrative tasks.
Project & Event Coordination: Support crisis management (CMT), legal training schedules, and organize internal seminars and events.
Communication & IT: Draft internal communications, manage SharePoint/Teams spaces, and provide first-level IT and site support.
Potential transition routes: People from executive assistant, office manager, or bilingual secretary roles may bring strong administrative and coordination skills, alongside meeting the language and tool requirements.
Job description
Job Description:
Location: Paris ou Saint Denis de l'Hotel (30 min d'Orléans)
Entité: Mars PetFood France
Type de contrat: CDI
Ce poste a pour mission d'assurer le support opérationnel quotidien des membres de la Leadership Team France Benelux et de faciliter la communication interne. En gérant efficacement les relations et le suivi entre les associés, ce rôle contribue à la fluidité des échanges et à la bonne image de la société et du Groupe Mars, tant en interne qu'auprès des partenaires externes.
Quel profil recherchons-nous?
Cursus : Bac+2 (Assistanat de Direction / bilingue) ou expérience équivalente privilégiée.
Langues : Anglais professionnel courant (écrit et oral) indispensable.
Outils : Maîtrise avancée de la bureautique et des outils collaboratifs (MS Office, Teams, Sharepoint
Expérience : Expérience significative en assistanat de direction de haut niveau (Comex/Codir) ou en Office Management, idéalement en milieu international.
Expertise logistique : Maîtrise de la gestion d’agendas complexes, des déplacements internationaux et de l’événementiel.
Outils de gestion : Pratique des processus d'achat, de facturation (Ariba/Candex) et des tâches de support administratif (MyTime, NDF).
Gestion transverse : Expérience en gestion d'informations confidentielles, support de premier niveau (IT/logistique de site) et coordination de projets (crise/juridique).
Quelles seront vos principales responsabilités ?
1. Gestion des agendas (LT & Cluster Leader)
Planification et arbitrages : Gestion annuelle des dates clés, traitement des priorités et résolution proactive des conflits d'agendas.
Agenda du Cluster Leader : Tenue complète, planification des rendez-vous et des temps de préparation, coordination FR/EU en temps réel et lien avec les organismes externes (Ilec...).
Efficacité au quotidien : Support direct au Cluster Leader et propositions pour optimiser le fonctionnement de la direction.
2. Logistique, événements et administration au quotidien
Déplacements et événements : Organisation logistique des séminaires, déplacements individuels/collectifs et visites de marché (France, Belgique, Pays-Bas).
Support administratif : Gestion des notes de frais, validation MyTime, courriers, suivi des dossiers de signatures et traductions.
Intégration : Coordination des programmes d'accueil (induction) des nouveaux membres de la LT.
3. Gestion de projets spécifiques (Crise, Juridique & Achats)
Gestion de crise (CMT) : Support au CMT Project Manager (organisation des réunions, rédaction des comptes-rendus, mises à jour du portail et des formations Calm).
Soutien Juridique : Planification des formations au droit de la concurrence et préparation des délégations de pouvoirs.
Événements Petcare : Envoi des invitations, gestion technique et diffusion des enregistrements sur les espaces partagés.
Achats et commandes : Saisie dans Ariba/Candex (création fournisseurs, suivi et approbation des factures), commandes de fournitures et abonnements.
4. Vie du site, communication et informatique
Logistique sur site : Accueil des visites, réservation des salles sur site, gestion de la navette Gare-Saint Denis de l'Hotel (STD) et organisation des petits-déjeuners des nouveaux arrivants.
Environnement de travail : Veille à l'état des bureaux, application de la clean desk policy et signalement des incidents de maintenance.
Gestion de l'information : Rédaction des communications internes (travaux, sécurité), mise à jour des listes de diffusion, administration des Sharepoints/Teams et du guide des sites Mars (Units Guide).
Support IT : Assistance technique de premier niveau, lien avec l'IT pour les Town Halls de la LT et participation active à l'IT Forum.
Ce que vous pouvez attendre Mars?
Travaillez avec plus de 140 000 associés diversifiés et talentueux, tous guidés par les cinq principes.
Rejoignez une entreprise motivée, où nous nous efforçons de construire le monde que nous voulons demain, aujourd’hui.
Un soutien de premier ordre en matière d’apprentissage et de développement dès le premier jour, y compris l’accès à notre université interne Mars.
Un salaire et des avantages sociaux compétitifs dans l’industrie, y compris une prime de l’entreprise.
