Customer Service Coordinator

Job Description:

• Організовувати відвантаження продукції Компанії її покупцям (Клієнтам) згідно графіка відвантажень
• Координувати розміщення клієнтом замовлень в системах компанії; обробляти в SAP замовлення
• Змінювати і перераховувати вартість замовлення відповідно до наявності вільних кредитних коштів Клієнта, наявністю товару на складах, можливості доставки в зазначений термін (транспорт), алокації дефіцитного товару, в залежності від плану виробництва і постачання. Контролювати мінімальний обсяг замовлення відповідно до Торгових умов; координувати доставку/прийомку товару
• Забезпечувати відповідний вибір причин зміни замовлення в SAP для подальшої оцінки причин невиконання замовлень Клієнтів
• Випускати повний пакет товарно-транспортних документів відповідно до погоджених у Компанії процедур, контролювати їхнє повернення в офіс і внесення в реєстр. Надавати ці документи на вимогу аудиту
• Перевіряти правильність (повноту) завантаження, а також контролювати процес доставки товару від складу Компанії до складу Клієнта. Контролювати своєчасність доставки в повному обсязі (on-time and complete). У разі надходження претензії з боку клієнта, діяти згідно процедури по роботі з претензіями
• Контролювати правильність цін, знижок, надбавок і відображення всіх перерахованих параметрів у фіскальних документах. Контролювати і критично оцінювати перераховані майстер-дані товару в SAP
• Координувати процес самовивозу товару зі складу Компанії відповідно до прийнятих процедур
• Забезпечувати конструктивні робочі відносини з Компаніями, представниками відділів Продажу і Фінансів. Налагоджувати з ними ефективну взаємодію для покращення процесів і рівня обслуговування клієнтів
• Надавати Клієнтам високий рівень обслуговування, діючи в ролі ключового контакту Компанії для Клієнтів у питаннях розміщення замовлень, розподілу товарів, документів, сертифікатів і т.п
• Ініціювати контакти з Клієнтами для виявлення додаткових можливостей продажів, покращенню процесів, оптимізації витрат, налагодження взаємодії
• У разі необхідності відхилень від діючих процедур (логістичних, кредитних) інформувати про це керівників відповідних функцій Компанії і забезпечувати наявність дозволів на подібні відхилення
• Забезпечувати своєчасне введення в SAP всіх даних, необхідних для коректного відображення результатів продажів, закриття періода/місяця/кварталу
• З урахуванням майбутніх змін в графіку роботи (святкові дні, зміна цін, інвентаризація) своєчасно коригувати графік відвантажень продукції Компанії
• Приймати участь у фінансових звірках з клієнтами згідно умов контракту
• Аналізувати виконання клієнтом вимог контракту і додаткових домовленостей. У разі відхилення від домовленостей ескалювати цю інформацію на клієнта і відповідального співробітника відділу продажів.
• Відслідковувати ключові КПІ: CSL, FROT, Automation rate, Touchless rate, Case picking, Track utilization по своїх клієнтах, створювати плани для їх покращення, контролювати виконання цих планів і їхній вплив на КПІ. Долучати до створення планів відділ продажів, логістики, фінансів, тощо
• Раз в квартал проводити зустрічі з відділом продажів по ключових клієнтах з метою виявлення можливостей для покращення рівня обслуговування, обговорення статусу по проектах, підготовки до зустрічей з клієнтом
• Приймати участь у зустрічах з клієнтом для вирішення операційних питань, обговорення спільних проектів та створення планів для покращення взаємодії
• Приймати участь у крос функційних проектах і проектах відділа логістики
• Приймати участь в узгодженні контрактних умов в договорі поставки по клієнтах

What are we looking for?

• Вища освіта
• Знання комп'ютера на рівні просунутого користувача: MS Office (Word, Excel, Power Point)
• Досвід роботи в Customer Care FMCG в логістиці або продажах
• Досвід роботи та знання SAP
• Володіння англійською мовою на рівні Intermediate

What can you expect from Mars?

• Work with diverse and talented Associates, all guided by the Five Principles
• Join a purpose driven company, where we’re striving to build the world we want tomorrow, today
• A strong focus on learning and development support from day one, including access to our in-house Mars University
• An industry competitive salary and benefits package, including company bonus