Kaufmännischer Mitarbeiter (m/w/d) Vertragswesen

Job Description

Die SÜDWEST PRESSE + Hapag-Lloyd Reisebüro GmbH & Co. KG in Ulm ist eine Beteiligungsgesellschaft der TUI und ein erfolgreiches Dienstleistungsunternehmen, das Rundum-Service für touristische Leistungen bietet und derzeit etwa 160 Mitarbeitende innerhalb seiner vier Geschäftssparten Kongresse & Tagungen, Firmendienst, Reisebüro und Gruppenreisen beschäftigt.

Für unseren Bereich Administration in der Abteilung Referentenverträge suchen wir ab sofort in Vollzeit, zunächst für 12 Monate befristet mit der Option auf Entfristung, eine engagierte Persönlichkeit mit Organisationstalent und einem sicheren Umgang mit Verträgen im Veranstaltungsumfeld.

Unsere Benefits - das erwartet Dich bei uns:

• Workation – zeitweise Arbeiten aus dem Ausland nach Absprache
• Mobiles Arbeiten – nach erfolgreicher Einarbeitung und in Absprache möglich
• Sonderleistungen – wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• Betriebliche Altersvorsorge – für deine Zukunft
• Mitarbeiterrabatte – auf touristische Leistungen
• Corporate Benefits – exklusive Einkaufsvorteile bei vielen Marken
• Jobticket-Zuschuss – für den öffentlichen Nahverkehr
• JobRad-Leasing – fahrradfreundlich und klimabewusst zur Arbeit
• Firmenfitness mit EGYM Wellpass – trainiere flexibel deutschlandweit
• Vermögenswirksame Leistungen – zur finanziellen Unterstützung
• Modern ausgestatteter Arbeitsplatz – im Herzen von Ulm
• Wertschätzendes Team – mit familiärer Atmosphäre und flachen Hierarchien
• Regelmäßig frisches Obst – alle zwei Wochen für dich ins Büro

Deine Aufgaben bei uns:

• Du übernimmst das Vertragsmanagement verschiedenster Verträge im Veranstaltungsbereich.
• Du erfasst und pflegst die Verträge in unseren Veranstaltungsprogrammen.
• Du stellst die Einhaltung zeitlicher Timelines und Vorgaben sicher.
• Du archivierst und dokumentierst Verträge ordnungsgemäß.
• Du beantragst Veranstaltungs-Zertifizierungen bei den Ärztekammern.
• Du kommunizierst freundlich und professionell mit Kund*innen via Telefon und E-Mail.

Das bringst Du mit:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr sorgfältige, strukturierte und genaue Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS Office (Excel, Word, Outlook)
• Erfahrung im Umgang mit SAP ist wünschenswert
• Freundliches, professionelles Auftreten, ausgeprägte Teamfähigkeit und eine eigenverantwortliche, selbstständige Arbeitsweise