Pracownik administracji biurowej w magazynie

Job Description

Osoba na tym stanowisku będzie odpowiedzialna za obszar fakturowania, administracji i operacyjnego wsparcia funkcjonowania naszego magazynu. Stanowisko to obejmuje również kontakt z podwykonawcami, współpracę z działem finansowym, a także okazjonalne wsparcie recepcji oraz Kierownika Oddziału.

Obowiązki:

Obsługa procesu fakturowania oraz współpraca z podwykonawcami:

• Zakładanie zamówień PO (purchase order) i SO (sales order) w systemie SAP
• Wystawianie faktur ręcznych
• Organizacja fakturowania wewnętrznego
• Wprowadzanie danych do systemu fakturowania
• Wysyłanie faktur do klientów
• Weryfikacja i analiza ewentualnych sporów dotyczących faktur
• Wystawianie korekt (not kredytowych)
• Przekazywanie faktur do działu finansów
• Nadzór nad płatnościami faktur dla dostawców (vendorów)
• Kontakt z podwykonawcami w celu prawidłowego wystawienia faktur oraz wyjaśnienia niejasności
• Zmiana danych podwykonawców w systemie
• Nadzór nad miesięcznymi kosztami

Zarządzanie administracyjne i operacyjne:

• Rejestracja i archiwizacja umów
• Raportowanie zużycia mediów
• Organizacja spotkań (rezerwacja sal, zapewnienie logistyki)
• Organizacja wizyt klientów
• Zamawianie materiałów biurowych oraz zaopatrzenia dla biura i magazynu
• Tworzenie zamówień na potrzeby obiektu
• Wsparcie Działu Technicznego w codziennych zadaniach

Dodatkowe wsparcie recepcji (w razie potrzeby – np. nieobecność recepcjonistki, okresy wzmożonej pracy):

• Przyjmowanie i wydawanie dokumentów za pokwitowaniem
• Obsługa poczty: odbiór, sortowanie, skanowanie dokumentów urzędowych, przygotowywanie wysyłek, współpraca z Pocztą Polską i firmami kurierskimi
• Obsługa przybywających gości – kontakt z osobą odpowiedzialną za spotkanie, kierowanie do odpowiednich salek
• Przygotowanie salek na spotkania
• Odbieranie telefonów

Kogo szukamy?

• Masz doświadczenie na podobnym stanowisku i pracowałeś(-aś) w dużych organizacjach
• Doskonale się komunikujesz, potrafisz pracować zarówno samodzielnie, jak i w zespole
• Cechuje Cię bardzo dobra organizacja pracy i dbałość o szczegóły
• Działasz sprawnie pod presją i z własną inicjatywą
• Znajomość SAP będzie dużym atutem
• Wymagana dobra znajomość języka angielskiego (min. poziom B2)

Maersk is committed to a diverse and inclusive workplace, and we embrace different styles of thinking. Maersk is an equal opportunities employer and welcomes applicants without regard to race, colour, gender, sex, age, religion, creed, national origin, ancestry, citizenship, marital status, sexual orientation, physical or mental disability, medical condition, pregnancy or parental leave, veteran status, gender identity, genetic information, or any other characteristic protected by applicable law. We will consider qualified applicants with criminal histories in a manner consistent with all legal requirements.

We are happy to support your need for any adjustments during the application and hiring process. If you need special assistance or an accommodation to use our website, apply for a position, or to perform a job, please contact us by emailing accommodationrequests@maersk.com.