Adjointe de direction

Job Description:

DESCRIPTIF DE POSTE

Contexte/Environnement du poste :
En tant que véritable partenaire de confiance de la Direction, votre rôle est d'assurer un soutien exécutif et opérationnel de haut niveau. Dans un environnement dynamique et en évolution rapide, vous assurez la fluidité de la coordination des priorités et la livraison efficace des objectifs de l'équipe et de la Direction.

Responsabilités
• Coordonner, planifier et gérer de manière proactive les agendas complexes des Directeurs, en veillant à l'optimisation de leur temps.
• Connaître le processus d’achat (DA) et fournir l’aide nécessaire pour le suivi dans le système SAP.
• Effectuer le suivi de la facturation et de la réception, suivre les dépenses du département administratif des directeurs.
• Gérer l'organisation complète des voyages d'affaires (réservations, itinéraires, logistique) et assurer la préparation des notes de frais (rapports de dépenses) des directeurs.
• Assurer un bon suivi hebdomadaire de la main d’œuvre.
• Accompagner l’adjointe exécutive dans la planification et la coordination des grands événements.
• Suivi des comptes: création des profils pour les nouveaux arrivants, fermetures lors des départs
• Maintenir une bonne connaissance et application des politiques et procédures de l’entreprise afin de pouvoir fournir un support fiable et cohérent à l'équipe.
• Gérer l'inventaire des fournitures de bureau.
• Rédiger de la correspondance interne et externe, autant en français qu’en anglais.
• Effectuer toute autre tâche connexe requise

PROFIL RECHERCHÉ• Diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques administratives, bureautique ou toute autre formation jugée pertinente.• Minimum de cinq (5) années d'expérience dans un rôle similaire d'Adjoint(e) de Direction• Bilinguisme essentiel (français et anglais)• Maîtrise avancée de la suite Google Workspace ou MS Office.• Capacité démontrée à gérer l'agenda et la logistique (déplacements complexes, réunions) des directeurs.• Solide capacité à prioriser les tâches, à gérer l'urgence et le stress, et à mener de front plusieurs dossiers complexes.• Organisé(e), autonome et rigoureux(se), capable de travailler de manière proactive avec un souci du détail impeccable.This job requires an awareness of any potential compliance risks and a commitment to act with integrity, as the foundation for the Company’s success, reputation and sustainable growth.