HR Specialist Time, Benefits & Reimbursements

Job Description

Bedrijfsomschrijving

Vattenfall is één van de grootste energiebedrijven in Europa. We maken stroom en warmte en leveren energie aan miljoenen klanten. Dat doen we in Zweden, Duitsland, het Verenigd Koninkrijk, Frankrijk, Denemarken, Finland én Nederland.

Met zo’n 21.000 werknemers maken we een toekomst mogelijk waarin we voor onze energie minder afhankelijk zijn van het gebruik van fossiele brandstoffen. We lopen voorop in de transitie naar een duurzaam energiesysteem. Om dit ambitieuze doel te kunnen bereiken zijn wij op zoek naar getalenteerde personen die naast hun passie voor hun eigen rol ook een sterke teamspirit hebben en willen bijdragen aan het ondersteunen van een betekenisvolle bedrijfsmissie.

Vacatureomschrijving

Ben jij een dynamische HR-professional met de ambitie om de employee experience van Vattenfall naar een hoger niveau te tillen?

People Services Delivery NL is op zoek naar een HR Specialist Time, Benefits & Reimbursements

Deze positie biedt een mooie kans voor een ambitieuze professional met relevante kennis en ervaring, die een 2e/3e stap wil maken en verder wil groeien in onze (internationale) HR-organisatie.

People Services NL is verantwoordelijk voor het aansturen en begeleiden van HR Direct team en is de linking pin naar Vattenfall stakeholders, zoals: medewerkers, Group Compensation & Benefits, Industrial Relations en de HR business partners in Nederland. Het doel van People Services NL is het aanbieden van een sterke kwaliteit van HR-services. Daarom zijn continue verbetering van de services en een sterke focus op employee experience constante drijfveren in ons dagelijks werk.

Als HR Specialist Time, Benefits & Reimbursements ga je werken in een internationale setting, dus denken in een grensoverschrijdende context is belangrijk. De stakeholders bevinden zich met name in Nederland. De samenwerking met de HR Direct is grotendeels virtueel, medio 2024 is dit weer geinsourced en daarmee nog in ontwikkeling.

Wat ga je doen?

Als HR Specialist Time, Benefits & Reimbursements zorg jij ervoor dat de HR-processen worden uitgevoerd en verbeterd. Samen met HR Direct zorg jij ervoor dat de administratieve afhandeling en het coördineren van alle processen rondom tijd en verlof, declaraties en benefits in Nederland uitstekend verloopt. Je hebt een scherp oog voor kwaliteit, communicatie en een hoog serviceniveau.

Je rapporteert aan de Director People Service NL. Je werkt nauw samen met de Process Manager, Specialist Payroll, Specialist On- and Offboarding/ Employee changes, het HR Direct team in Nederland. Buiten het team heb je veel contact met de specialisten van Compensation & Benefits/ Industrial Relations, HR-suppliers.

Belangrijkste taken en verantwoordelijkheden:

• Single point of contact interne HR administratie en payroll collega’s voor de administratieve processen van time, leave, reimbursements en benefits (bijv. lease-auto’s, de benefits-portal) van medewerkers.
• Voorzitten en begeleiden van de operationele meetings met de HR direct
• Afstemmen met de procesmanager, specialisten en het support team om een ​​sterke en geïntegreerde kwaliteit van levering te garanderen
• Afstemmen met de leverancier van de benefits-portal over samenwerking en performance
• Linking pin naar Vattenfall HR business partners voor de processen in scope
• Zorgen voor een adequate ticketafhandeling door HR Direct voor de processen in scope
• Continue verbeteringen bedenken en de ruimte zoeken om die samen met HR Direct uit te voeren
• Coördineren of ondersteunen bij change requests of escalaties vanuit business of HR Direct
• Verzorgen van proactieve en reactieve inhoudelijke expertise en advies op jouw vakgebied aan interne collega's en HR Direct.

Locatie:
Amsterdam

Functie-eisen

Wie ben jij?
Als persoon ben je in staat om te gaan met verandering en soms hoge werkdruk. Je bent oplossingsgericht. Je hebt de vaardigheden en het vermogen om prioriteiten te stellen, te organiseren en realistisch en efficiënt te plannen. Met een strategische en analytische focus vertaal je soms complexe zaken in eenvoudige en helder te begrijpen processen en werkinstructies.

Je begrijpt de verschillende belangen van al je stakeholders en weet deze in balans te brengen met een servicegerichte en gestandaardiseerde manier van werken.

Daarnaast voldoe je aan de volgende eisen en kwalificaties:

• Bachelor of Master diploma in een relevant vakgebied (bij voorkeur HR)
• Minimaal 2-3 jaar ervaring in een relevante HR-omgeving (bijv. in HR/ People Services)
• Kennis en ervaring van de processen in scope (bijv. lease-auto’s, verlofregistratie, declaraties)
• Analytisch denkvermogen en ervaring met projectmanagement
• Ervaring in een internationale HR-omgeving
• Bewezen coördinerende vaardigheden en het vermogen om te leiden
• Heldere en gestructureerde communicatie in zowel Nederlands als Engels
• Goed gevoel voor samenwerken en oplossingsgerichte mentaliteit
• Proactieve, enthousiaste en servicegerichte instelling, altijd op zoek naar een weg vooruit

Aanvullende informatie

Wij bieden
De hoogte van jouw salaris wordt gebaseerd op je opleiding en je relevante werkervaring. Het salaris voor deze functie is €4.000,- tot €5.500,- obv 38 uur. Naast je salaris kennen we een goed secundair arbeidsvoorwaardenpakket waarvan de belangrijkste onderdelen zijn:

• Standaard eindejaarsuitkering van 4,5% van je jaarsalaris en een winstdeling tot 3,5% van je jaarsalaris op basis van de resultaten van Vattenfall Nederland
• NS Business kaart voor woon/werk verkeer of reiskostenvergoeding van € 0,23 per km bij een maximum van 50 km enkele reis
• 25 vakantiedagen, 2,5 vitaliteitsdagen en bij een 38-uurs contrac, werk je 40 uur waardoor je 3 ADV dagen opbouwt
• Keuzebudget, waar je onder andere extra vakantiedagen van kunt aan- en verkopen, een fiets van kan aanschaffen of gewoon uit laten betalen
• Opleidingsbudget, omdat wij het belangrijk vinden dat jij je kan blijven ontwikkelen

Bij Vattenfall heerst een hechte teamcultuur waar tegelijkertijd volop ruimte is voor eigen initiatief.

Hybride werken is bij ons de de norm, wat betekent dat je in ieder geval 50% op kantoor werkt. De meeste van jouw collega’s werken graag de overige 50% van hun tijd thuis, maar dat laten we volledig aan jou. We hechten bij Vattenfall veel waarde aan een goede werk-privé balans en wij blijven kijken hoe wij hier als werkgever aan bij kunnen dragen.

Solliciteren / Meer weten?
Klinkt dit interessant? We zien jouw sollicitatie graag uiterlijk 6 januari 2025 tegemoet. Voor vragen over de functie en/of het proces kun je contact opnemen met Joany van Megen, Senior Corporate Recruiter, joany.vanmegen@vattenfall.com.

Bij Vattenfall zijn wij ervan overtuigd dat diversiteit een grote bijdrage levert aan onze organisatie. Daarom streven wij constant naar een harmonieuze balans tussen onze medewerkers op het gebied van leeftijd, seksuele geaardheid, geloofsovertuiging, genderidentiteit, (arbeids)beperking en culturele of etnische achtergrond.

De veiligheid van Vattenfall en haar medewerkers is essentieel. Daarom maakt een pre-employment screening deel uit van het selectieproces. De screening is gebaseerd op de rol die je gaat vervullen binnen Vattenfall. De screening wordt uitgevoerd door een derde partij, Validata.

We kijken uit naar je sollicitatie!